معرفی کتاب: به انجام رساندن کارها
کتاب «به انجام رساندن کارها» بخشی از مجموعهی شناختهشدهی «مدیر 20 دقیقهای» هاروارد است. این کتاب کوچک اما پرمغز، بر مسئلهای تمرکز دارد که تقریباً هر فرد حرفهای در دنیای امروز با آن درگیر است: چگونه در محیطی مملو از وظایف، ایمیلها، جلسات و حواسپرتیها، کار واقعی و ارزشمند را به انجام برسانیم؟
درحالیکه مدیریت زمان و بهرهوری موضوعی قدیمی به نظر میرسد، اما با تغییرات تکنولوژیک، گسترش ارتباطات دیجیتال و فشارهای فزاینده محیط کار، چالشهای جدیدی در این حوزه به وجود آمده است. کتابِ به انجام رساندن کارها تلاش میکند راهکارهایی ساده، قابلاجرا و انعطافپذیر در اختیار خواننده قرار دهد تا بتواند وظایفش را اولویتبندی کند، از غرقشدن در جزئیات غیرضروری جلوگیری نماید و تمرکز خود را بر دستاوردهای واقعی معطوف سازد.
کتاب با وجود حجم نسبتاً کم خود، ساختاری روشن و مرحلهبهمرحله دارد. محتوای آن معمولاً در چهار محور اصلی سازماندهی میشود:
1. شناخت موانع بهرهوری: بررسی عواملی که باعث میشوند افراد در کارهای بیاهمیت وقت تلف کنند یا نتوانند کارهای مهم خود را پیش ببرند.
2. تعیین اولویتها: ارائه ابزارها و تکنیکهایی برای انتخاب اینکه کدام وظایف واقعاً ارزش انجام دادن دارند.
3. مدیریت تمرکز و انرژی: چگونگی حفظ تمرکز در محیطهای پر از حواسپرتی و مدیریت بهتر انرژی ذهنی و جسمی.
4. اجرای مؤثر و پیگیری نتایج: روشهایی برای انجام دادن کارها بهصورت کامل، جلوگیری از تأخیر و پیگیری پیشرفت پروژهها.
هر بخش از کتاب شامل مثالهای واقعی از محیط کار، توصیههای کاربردی و چکلیستهای عملی است تا خواننده بتواند بلافاصله پس از مطالعه، آموختهها را در زندگی کاری خود به کار گیرد.
یکی از نقاط قوت کتابِ «به انجام رساندن کارها» سبک ساده، روان و کاربردی آن است. برخلاف بسیاری از کتابهای مدیریت که پر از نظریههای پیچیدهاند، این اثر تلاش میکند در کمترین زمان، بیشترین پیام را منتقل کند. ویژگیهای مهم آن عبارتاند از:
ـ چکلیستها و ابزارهای سریع: در پایان هر فصل، خلاصهای از نکات کلیدی بهصورت کاربردی ارائه شده است.
ـ مثالهای واقعی: از محیطهای کاری متنوع که به خواننده کمک میکند راهکارها را ملموستر درک کند.
ـ تمرکز بر اقدام عملی: کتاب کمتر به مباحث فلسفی میپردازد و بیشتر بر «چگونه عمل کردن» تأکید دارد.
ـ قابل استفاده برای سطوح مختلف: چه مدیران ارشد و چه کارکنان تازهکار میتوانند از این راهنما بهره بگیرند.
«به انجام رساندن کارها» اگرچه کتابی کوچک است، اما میتواند نقطه عطفی در تغییر عادات کاری افراد باشد. برای مدیران، این اثر نشان میدهد چگونه میتوان تیمها را به سمت بهرهوری بیشتر هدایت کرد و از غرق شدن در کارهای بیارزش جلوگیری نمود. برای کارکنان نیز راهنمایی عملی است برای اینکه روز کاریشان به جای خستگی و آشفتگی، به نتایج واقعی ختم شود.
در دنیایی که همه از کمبود وقت گلایه دارند، پیام اصلی کتاب ساده اما بنیادین است: مسئله کمبود زمان نیست، بلکه نحوهی استفاده از آن است.
قسمتی از کتاب به انجام رساندن کارها:
در هنگام برنامهریزی هر نوع پروژهای، حتی پروژههای بدون مهلت تعیینشده، تاریخهای واقعبینانه و معقولی تعیین کنید. مهلتهای زمانی به همهی افراد دخیل در پروژه فشار وارد میکند؛ اما برای آنکه پروژه پیش برود، ضروری است. ممکن است برخی از وظایف شما تاریخ تعیینشدهای داشته باشد؛ مانند گزارشی که باید تا ظهر روز جمعه آماده شود. اما برای برخی وظایف دیگر نباید ترسی به دل راه دهید. باید خودتان مهلت زمانی تعیین کنید و طبق اولویتهایی که قبلاً مشخص کردهاید، به آنها متعهد شوید.
وقتی میخواهید مهلت زمانی پروژهای را تعیین کنید، آن را به وظایفی با اندازهی مناسب تجزیه کنید و مدتزمان لازم برای هر مرحله را بنویسید. این کار به شما کمک میکند مطمئن شوید مدتزمان مناسبی برای هریک از وظایف در نظر گرفتهاید. به خاطر بیاورید انجام وظیفهی مشابهی در گذشته چه مدت طول کشیده است، فکر کنید چه کارهایی ممکن است طبق برنامهریزی پیش نرود و در صورت لزوم، در زمانبندی خود ساعاتی را برای تغییر مسیر پروژه تعیین کنید. اگر پروژه برای شما جدید است، از فردی که در پروژهی مشابهی کار کرده است، مشورت بخواهید. بررسی کنید آیا میتوانید برآوردهای خود را به مدیرتان اطلاع دهید و بازخورد او را جویا شوید؟ آیا با همکار دیگر یا فروشندهای در خارج از شرکت کار میکنید که بتواند به شما در ارزیابی زمانبندی مناسب کمک کند؟ انجام این بررسیها پیش از آغاز کار به شما اطمینان میدهد زمانیکه برای هریک از وظایف در نظر میگیرید، واقعبینانه است.
تقسیم پروژهی بزرگتر به قسمتهای تشکیلدهندهی آن همراه با تاریخهای مربوط به هریک تضمین میکند وقتی را برای هریک از بخشهای فرایند در نظر گرفتهاید و این مهلتهای زمانی نیز مانع موکول شدن بخش اعظم پروژه به دقیقهی آخر میشود. وقتی هریک از بخشها را طبق زمانبندی تکمیل کنید، احساس دستیافتگی خواهید کرد و از ایجاد دلهرهی ناخوشایند ناشی از موکول شدن کار به آخرین دقایق پیشگیری میکنید.
